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公司设立、股权变动过程中,股东有时不过多关注公司章程,仅单纯以市场监管部门的模板为章程版本来签署。
章程可以约束公司、股东、董事、监事、高级管理人员。经市场监管部门备案的章程,具有一定程度的“对世”效力,可以对抗善意相对人。公司章程有时候可以决定公司董事、监事、高级管理人员、债权人和其他交易相对方的权利主张或抗辩能否得到支持。公司章程不应是为了应付市场监管部门而随意签署的文本,股东和公司应该对此多加留意。
2023年12月29日修订通过的《中华人民共和国公司法》(该版本《公司法》以下简称“新《公司法》”,此前版本即2018年修正版本以下简称“原《公司法》”)将于2024年7月1日起施行,新《公司法》在许多重要方面进行了较大程度的修改,公司的组织和行为需要相应调整,并落实在公司章程中。[i]
在此,我们以新《公司法》规定的公司章程应当记载的事项为基础[ii],结合新《公司法》的重要修改内容,提示关注如下重点事项:
一、公司资本制度
新《公司法》在公司资本制度方面进行重大改革,例如:5年实缴期限;出资义务加速到期制度[iii],该等规定属于法定要求,不受股东、公司之间约定的限制。
在投融资业务中,常存在如下安排:投资人先一揽子认缴、后在认缴范围内根据不同先决条件的落实情况分期缴付投资款。新《公司法》施行后,投资人需要考虑分期缴付安排和实缴期限、出资义务加速到期制度的衔接。
建议:
Ø 公司股东的出资期限调整至符合新《公司法》规定的实缴期限要求。
Ø 根据对公司未来发展的预期、后期增资的可操作性和便利性,投资人考虑根据每次可以缴付的投资款金额,相应新增认缴对应注册资本,而并非一开始即一揽子全部认缴。
不过,增资需要出具股东会决议并涉及公司其他股东的优先认缴权,该等方案需要提前在股东协议中落实(例如,约定其他股东配合出具股东会决议、放弃优先认缴权等,并约定相应的违约责任)。
Ø 上述方案下,倘若投资人担心自身出资比例较低而导致表决权比例较低,可运用有限责任公司的灵活性——“股东会会议由股东按照出资比例行使表决权;但是,公司章程另有规定的除外”——在公司章程中对“不按出资比例行使表决权”做相应安排。
关于“不按出资比例行使表决权”,在原《公司法》中已有规定,实务中已有类似经验。不过,部分地方的市场监管部门可能会拒绝对不符合“章程范本”的公司章程进行登记备案,在具体项目中,需要提前和市场监管部门沟通,进而综合确定最终方案。
二、公司治理
(一) 明确剩余权力归属
“剩余权力归属”概念解决的问题是:法律和公司章程没有明确列举的职权,归属于股东会还是董事会?如归属于股东会则意味着采用股东会中心主义,反之则是董事会中心主义。
原《公司法》对此没有明确。本轮《公司法》修订草案一审稿采取的是董事会中心主义:“有限责任公司设董事会。董事会是公司的执行机构,行使本法和公司章程规定属于股东会职权之外的职权。”不过,后续二审稿乃至正式通过的新《公司法》恢复了原《公司法》的逻辑,在股东会和董事会的职权中均有兜底条款——第59条股东会职权含“公司章程规定的其他职权”,第67条董事会职权含“公司章程规定或者股东会授予的其他职权”。实践中,大量公司往往照搬法条的该等规定(或者照搬市场监管部门的模板,而该等模板往往照搬法条规定),导致在章程层面剩余权力的归属仍然存疑。
倘若遇到章程未明确规定的事项,从董事免责角度考虑,由股东会来决定将更保险,但可能影响经营效率。倘若董事认为特定事项虽未在章程中明确规定为董事职权,但是属于日常经营事项进而无需提交股东会审议,如股东会意见相左,双方可能陷入董事是否履行合理注意义务的争执。
建议:
Ø 根据公司实际情况,事先在公司章程中明确法律和公司章程没有规定的职权由谁行使,准确界定股东会和董事会的职权范围。
Ø 若无法事先决定采取何种模式从而在章程中保留剩余权力归属不明的状态,则事先尽可能在章程中明确公司运作过程中可能涉及的所有重大事项及相应的决策机制(具体需要根据各公司的实际经营情况而定),最大程度降低不确定性。
(二) 组织机构
1. 董事
对于股东来说,如果因主客观原因不委派董事,但又希望对日常经营具有一定程度的掌控权,建议:
Ø 考虑设置董事会议案前置审查机构(例如专家咨询委员会等),前置审查机构审查通过相应事项后,方可提交董事会审议;对于不设置董事会而设一名董事的情形,由于该董事行使董事会职权,故可同理,设置董事决定前置审查机构。
Ø 考虑将日常经营的重大事项规定为股东会职权,由股东会审议。
倘若股东(尤其是小股东)委派董事,但希望避免董事承担赔偿责任,建议:
Ø 在章程中尽可能明确各类董事(执行董事、外部董事、职工董事等)的权责,针对特定情形(例如特定的日常经营事项、催缴出资等),明确是由哪类董事或者哪些董事负责。
值得注意的是,该等安排需要经过司法实践的检验,不一定能够直接排除董事的法定职责和责任,但是可以为相应董事尽量争取抗辩空间。
2. 监事
新《公司法》允许公司组织机构进行更灵活的设置,可设置行使监事会职权的董事会审计委员会,从而不设置监事会和监事;规模较小或者股东人数较少的,经全体股东一致同意,可以不设监事。
建议:
Ø 根据自身需求确定是否设董事会审计委员会或监事会和监事,并调整章程有关该等组织机构的内容。
Ø 如打算同时设立董事会审计委员会和监事会的,需要协调二者之间的关系,避免存在职权交叉或职权真空的情形。
3. 经理
原《公司法》列举了经理的法定职责,而新《公司法》未在法条层面列举,改由公司章程规定或者董事会授权。新《公司法》第74条第2款规定:“经理对董事会负责,根据公司章程的规定或者董事会的授权行使职权。”
建议:
Ø 公司根据自身业务情况,在章程中界定经理的职权范围和边界,或者章程中不做规定而由董事会授权。
4. 高级管理人员
章程可以约束高级管理人员,公司可以要求高级管理人员履行忠实义务和勤勉义务、在特定情形下追究高级管理人员的责任,高级管理人员的范围对公司具有重要影响。
原《公司法》第216条和新《公司法》第265条均规定,公司的经理、副经理、财务负责人、上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员,均为公司的高级管理人员。
建议:
Ø 根据内部机构和日常运营的需求,将除经理、副经理和财务负责人以外的其他关键管理人员纳入高级管理人员的范畴。
(三) 决策机制
1. 对外担保
新《公司法》第15条有关对外担保的决策机制沿袭了原《公司法》的一贯精神,要求由董事会或股东会决议。为避免章程模糊不清引发的争议,建议:
Ø 明确具体的决议层级,例如:大额担保(具体界限可根据公司实际情况确定)由股东会决议。
Ø 明确是否对投资或者担保的总额及单项投资或者担保的数额有限额规定。
2. 董事、监事、高管忠实义务相关事项的报告和决策层级
在原《公司法》基础上,新《公司法》第182-184条统一了董事、监事、高管自我交易、谋取公司商业机会、同业竞争情形的细节和限制性要求。在发生上述事件前,相应人员向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过。
原《公司法》也有类似要求,但过往实践中,大量公司在章程中未明确或者只是直接援引法律的规定,可能不利于对董事、监事、高管的管理。考虑到新《公司法》对董事、监事、高管的忠实勤勉义务和法律责任进行了较大程度的修改,该等情形在实操中可能受到较大关注,建议:
Ø 在章程中明确上述忠实义务相关事项的报告和决策层级。
Ø 根据公司情况增加相应个性化要求,例如时限、表决机制等。
3. 公司合并
公司合并应当经代表三分之二以上表决权的股东通过,不过,新《公司法》第219条第2款对于特殊情形下的公司合并,做出了例外规定:“公司合并支付的价款不超过本公司净资产百分之十的,可以不经股东会决议;但是,公司章程另有规定的除外。”
若公司章程未做规定,则上述情形下的公司合并将无需股东会决议。
建议:
Ø 考虑是否需要事先在章程要求任何情形的公司合并都需要股东会决议。
(四) 开会形式
新《公司法》第24条规定,股东会、董事会、监事会召开会议和表决可以采用电子通信方式,公司章程另有规定的除外。
建议:
Ø 如股东担心电子通信方式无法充分讨论,可事先在公司章程中另外相反规定。
Ø 如股东认可电子通信方式,从事前优化操作的角度,可以考虑允许或不允许哪些具体的电子通信形式,例如,线上视频、语音电话、微信文字会议等。
三、股权转让
新《公司法》在第四章“有限责任公司的股权转让”中,删除了原《公司法》要求股东过半数同意的条件;股东对外转让股权的,对其他股东仅负有通知义务,以方便其他股东行使优先购买权。
根据新《公司法》第84条第3款,“公司章程对股权转让另有规定的,从其规定。”实践中,公司可根据自身需求,设定股权转让的其他限制性条件,常见的情形为创始人股东所持股权的转让限制、员工股权激励情境下的股权转让限制。建议:
Ø 根据新《公司法》第84条的规定,修订调整股权转让的内容:删除要求股东过半数同意的条件,明确对其他股东负有的通知义务。
Ø 根据公司需求设定股权转让的其他限制性条件。
特别地,公司章程对股权转让做出的额外限制,是否存在界限?任何形式的限制条款是否均有效?本所将在新《公司法》系列后续文章中,对此展开论述。
四、股东权利
原《公司法》规定股东可以查阅会计账簿,未提及会计凭证,过往实践对于股东是否可以查询会计凭证存在不同理解。此外,原《公司法》未提及股东在“查阅”之外是否可以“复制”会计账簿,过往实践中对此亦存在不同理解。
新《公司法》第57条明确了股东可以查阅会计账簿、会计凭证,扩大了股东知情权的范围,但遗憾的是仍旧没有提及股东是否可以“复制”会计账簿、会计凭证。
从股东事先预防风险、便于股东知情权执行的角度,建议:
Ø 在章程中明确:股东可以查阅、复制会计账簿、会计凭证。
五、清算组
有限责任公司的清算组成员,由原《公司法》规定的股东,调整为新《公司法》第232条第2款规定的董事(公司章程另有规定或者股东会决议另选他人的除外),清算组成员行使清算职权的同时,负有忠实义务和勤勉义务。建议:
Ø 股东根据自身情况考虑是否事先在章程中对清算组成员的资格加以规定。如未做其他规定,则默认为按照新《公司法》的规定处理。
六、联系方式和送达
联系方式和送达并非新《公司法》规定的公司章程必备条款,不过,考虑到公司运作过程中涉及较多公司和股东之间的沟通和通知(例如,根据新《公司法》第52条,公司向股东发出催缴出资通知书后,股东在宽限期届满仍未履行出资义务的,公司经董事会决议可以发出失权通知),事先约定股东的联系方式和送达规则,有利于确保相应通知的法律效力并保留证据。建议:
Ø 在章程中约定股东的联系方式,例如联系人、联系地址、联系邮箱,或者在章程中约定股东的联系方式见股东和公司另行签署的协议。
Ø 在章程中约定送达方式。
公司章程不仅是公司治理的基石,也是维护股东权益、规范公司运作、明确责任归属的关键法律文件。随着法律环境的变化和公司实践的发展,公司章程需要不断地更新和完善,以适应新的法律要求和市场挑战。在新《公司法》即将正式施行之际,建议对照法律规定,结合公司实际情况,对公司章程进行全面的审视和必要的修订,确保其内容的合法性、合理性和可操作性,为公司的未来发展打下坚实的法律基础。
[i] 由于有限责任公司在非上市公司领域是更为常见的形式,本文从有限责任公司视角出发探讨。
[ii] 第四十六条 有限责任公司章程应当载明下列事项:(一)公司名称和住所;(二)公司经营范围;(三)公司注册资本;(四)股东的姓名或者名称;(五)股东的出资额、出资方式和出资日期;(六)公司的机构及其产生办法、职权、议事规则;(七)公司法定代表人的产生、变更办法;(八)股东会认为需要规定的其他事项。
[iii] 第五十四条 公司不能清偿到期债务的,公司或者已到期债权的债权人有权要求已认缴出资但未届出资期限的股东提前缴纳出资。